Девелоперская компания ASTERUS успешно завершила проект по внедрению системы электронного документооборота, выбрав в качестве основы платформу TESSA. Всего за пять месяцев в новую систему были перенесены свыше 64 тысяч архивных документов и автоматизировано 5 ключевых бизнес-процессов, значительно повысив эффективность работы компании.

Переход от текущей учетной системы «1С: Документооборот» к новой СЭД стал необходимостью ввиду стремительного роста бизнеса и сложности текущих задач. Стратегически важным было обеспечить компанию мощным инструментом управления внутренними процессами. С технической точки зрения при выборе новой платформы ориентировались на высокую скорость работы, удобный интерфейс и возможности low-code разработки.

Интегратором проекта, подготовившим конфигурацию по специфике девелопмента, выступила компания Target tech – экспертный партнер компании СИНТЕЛЛЕКТ, вендора TESSA. Одной из особенностей внедрения стала возможность интеграции новой системы с существующими информационными ресурсами компании, что упростило миграцию исторических данных и помогло избежать повторного ввода сведений.  

Ключевыми аспектами реализации проекта стали следующие этапы:

• Создание специализированного инструмента управления инвестиционными проектами, интегрированного с системой поручений и контролем этапов.
• Разработка уникального интерфейса («единого окна») для согласования и подписания документов руководством, существенно ускорившего процедуру принятия решений.
• Оцифровка HR-процессов: внедрение цифровых форматов оформления приема и увольнения сотрудников, повышение прозрачности адаптационного периода и обеспечение быстрого знакомства работников с корпоративными стандартами.
• Интеграция классического документооборота: полная автоматизация блоков делопроизводства (приказы, доверенности, входящие/исходящие письма).

Важнейшим достижением проекта стало использование преимуществ low-code среды TESSA, позволившее команде разработчиков оперативно реализовать нестандартные функциональные модули, такие как автоматическое изменение статуса документов и формирование шаблонов документов сразу после заполнения формы карточки.

Специалисты подчеркнули надежность и безопасность нового программного продукта, достигнутые благодаря применению сложных схем разделения прав доступа и надежной защиты данных. Теперь около 450 сотрудников компании используют систему ежедневно, позволяя бизнесу стабильно развиваться и двигаться вперед в условиях высоких требований рынка недвижимости.

Сергей Хрулев, директор департамента информационных технологий ASTERUS: «Внедрение TESSA стало важным шагом в стратегии цифровизации нашей компании. Мы получили не просто систему учета, а среду для оперативного управления процессами, которая легко масштабируется под наш растущий бизнес. Гибкость платформы позволила нам закрыть потребности смежных отделов в едином контуре». 

Марина Горбатова, руководитель отдела развития бизнес-процессов ASTERUS: «Нам было важно иметь инструмент, который позволит быстро собирать процессы под специфику девелопмента. TESSA победила за счет удобного интерфейса, скорости работы при масштабировании и гибкости low-code-среды. В результате мы получили систему, которая действительно помогает управлять, а не просто учитывать».

Галина Козлова, руководитель отдела документооборота ASTERUS: «В процессе перехода на TESSA необходимо было решить одновременно несколько задач: перенести большой и разнообразный документационный архив из прошлой системы, сформировать перечень доработок системы, исходя из потребностей компании: подготовка (оформление, согласование) документов, систему контроля исполнения поручений и др. В настоящее время базовая часть функционала внедрена, ведем постоянное тестирование и доработки, исходя из возникающих задач».

Представители компании ASTERUS подчеркивают, что внедрение новой СЭД является частью общей стратегии цифровизации компании и планируется дальнейшая работа над расширением функционала системы, включая возможное применение технологий искусственного интеллекта для повышения эффективности управленческих процессов.

О компании ASTERUS

ASTERUS – российский девелопер коммерческой недвижимости, специализирующийся на комплексных инвестиционных и строительных проектах в сфере жилья, офисов и торговых площадей. Компания известна высоким качеством проектов и эффективностью организационных подходов.