Работа с протоколами совещаний

В типовую поставку входят карточки специального типа, которые позволяют упростить и ускорить работу, связанную с протоколами совещаний.

Найти их можно в представлении Мои документы. Если документов много, представление можно отфильтровать, выбрав в диалоге фильтрации параметр Тип с условием равен и значением Протокол. Помимо этого, открыть доступные протоколы можно через дерево представлений, развернув нажатием на узлы Мои документы -> По типу и выбрав подмножество Протокол.

Note

Подробнее о фильтрации и подмножествах можно узнать в разделах Фильтрация данных и Общая информация соответственно.

Note

Сотрудникам роли Регистратор доступен просмотр всех протоколов в системе через представление Регистратор -> Протоколы. С особенностями представления можно ознакомиться в этом разделе.

Создание протокола

Новая карточка протокола создаётся через меню системы: Создать карточку -> Документы -> Протокол. Карточка откроется в отдельной вкладке.

Для сохранения карточки достаточно заполнить Тему протокола, однако рекомендуется указать значение и в остальных полях:

• Повестка
• Секретарь собрания, Председатель, Приглашённые, Участники
• Подразделение
• Ссылки на связанные документы, которые можно выбрать из представления по нажатии на в правой части поля.

Доклады, прочтённые в процессе совещания, добавляются в таблицу Доклады, где указываются темы и ФИО докладчиков. При помощи стрелок под представлением строки можно менять местами.

В таблице Решения отображаются задания по результатам совещания. Для каждой строки указываются поручение, ответственный и, при необходимости, срок выполнения. В дальнейшем по выдвинутым решениям можно в системе разослать задачи на назначенных сотрудников.

Также в карточке присутствует область для добавления файлов.

Создание документа протокола

Для того, чтобы распечатать данные созданной карточки протокола, нужно создать документ. Сделать это можно, открыв карточку и выбрав в контекстном меню файловой секции пункт Создать файл по шаблону.

Откроется диалоговое окно, в котором можно выбрать формат итогового файла: документ docx или таблица xlsx. После выбора нужной строки и нажатия на тулбаре Создать файл по шаблону и закрыть протокол совещания будет добавлен в файловую секцию. После добавления файла протокола необходимо сохранить карточку.

О работе с файлами карточки можно узнать в этом разделе.

Рассылка задач по решениям

При выборе пункта Разослать задачи по решениям в основном меню, система автоматически создаст и направит задачи на указанных в таблице Решения ответственных. Работа с задачами, разосланными по решениям протокола, аналогична работе с типовыми задачами.

Important

Если срок исполнения решения не был указан, система определит его в 3 рабочих дня с момента отправки задач.

Note

После отправки задач можно снова воспользоваться пунктом меню Разослать задачи по решениям. В таком случае система снова отправит задачи, указанные в таблице Решения. Если в таблицу были добавлены строки, задачи по новым решениям также будут разосланы. Автор может отменить ошибочно отправленные дублирующие задачи.

Note

Также для протоколов совещаний доступно создание типовых задач, не связанных с решениями.