Формула идеальной СЭД

До 2016 года документооборот в компании осуществлялся в бумажном и электронном виде, документы для работы с нормативно-правовыми актами, поручениями, закупками хранились в разных источниках.

Главной целью при отборе интегратора для внедрения СЭД было объединение этих процессов в единую, удобную и интуитивно понятную систему.

Была поставлена еще одна важная задача — создание полнофункциональной веб-версии программы для комфортной работы пользователей с ноутбуков и любых других портативных устройств. Идеальным решением стала универсальная и гибкая платформа TESSA от российского разработчика СИНТЕЛЛЕКТ.

Реализация проекта

Проект внедрения стартовал с подготовки методологической базы и описания бизнес-процессов. Далее была выполнена настройка системы для работы с входящими, исходящими и внутренними документами, разработаны маршруты документов, организационно-распорядительная документация, работа с договорами.

Важным этапом проекта стала разработка блока «Закупки». Решение автоматизирует весь цикл документооборота по этому виду деятельности: от заявки на закупку до контроля соблюдения условий заключаемых договоров. В системе собраны необходимые процедуры, в том числе выбор поставщика, его проверка службами на благонадежность, оформление поручений и протоколов выбора, сравнение коммерческих предложений.

«Раздел «Закупки» реализован под запрос Фонда, это сложная функциональная конфигурация, объединившая все необходимые процедуры в одном месте. Благодаря TESSA процесс закупок теперь централизован и полностью прозрачен. Он позволяет получить согласование от представителей различных подразделений, которые работают над схожими или пересекающимися задачами», — отмечает заместитель руководителя Фонда «Талант и успех» по цифровизации и проектному развитию Дмитрий Новиков.

Легкость настройки

TESSA представляет много возможностей для быстрой настройки — так, например, можно гибко настраивать роли пользователей в системе, направляя документы в работу по определенным маршрутам и упрощая их настройку. В зависимости от типа и вида документа его можно отправить только необходимым участникам с учетом их параметров, ролей и прав доступа.

Платформа интегрирована с единой информационной справочной системой Фонда посредством API. Таким образом можно вести справочники в одной системе и передавать их в другую.

«Работа в единой платформе, с одной стороны, помогает настраивать сквозные процессы, а с другой — вводить ограничения для работы с уникальными документами. Это позволяет нам повысить управляемость группы компаний, ускорить процессы реализации, увеличить эффективность деятельности наших сотрудников, сократить трудозатраты», — подчеркнул Дмитрий Новиков.

Итоги и планы

Сейчас TESSA объединяет в едином рабочем пространстве сам Фонд и 13 дочерних организаций. В системе зарегистрировано более 1000 пользователей, большая часть их них работает в «легком клиенте» через веб-браузер. Руководители организаций и подразделений также активно используют СЭД в своей работе, в том числе с применением электронно-цифровой подписи. Разработанных инструкций и описаний видов и маршрутов документов достаточно для самостоятельного изучения системы. На регулярной основе проводится обучение новых пользователей. В планах Фонда — использование наработанного опыта внедрения и использования платформы TESSA в программах НТУ «Сириус» и для практических демонстраций.