TESSA ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — это готовый модуль с уже настроенной конфигурацией объектов, справочников и программных расширений, который позволяет быстро автоматизировать все базовые задачи, связанные с организацией делопроизводства в компаниях различных масштабов и направлений деятельности.
Быстрый старт с готовым решением
Модуль содержит все необходимое для быстрого старта, легко адаптируясь под особенности ведения делопроизводства конкретного бизнеса благодаря дополнительным конструкторам и техническим возможностям. TESSA ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО можно использовать как самостоятельный продукт, так и в качестве основы для последующего развития единой цифровой платформы по управлению документами и бизнес-процессами.
Что нужно знать про модуль:
- Делопроизводство по умолчанию включено в базовую поставку платформы TESSA
- В комплекте поставки содержится руководство пользователя с подробным описанием всех возможностей и настроек для самостоятельной адаптации решения
Как использовать?
Основные функциональные блоки
- Входящие документы
- Исходящие документы
- Организационно-распорядительные документы
- Внутренние и универсальные документы
- Доверенности
- Поручения
Ниже приведены возможности и сценарии работы данных функциональных блоков, которые можно запустить в работу сразу после установки.
Входящие документы
- Автоматическое создание карточки входящего документа с заполнением реквизитов из письма, полученного по email
- Создание карточек входящих документов с применением поточного сканера
- Автоматическая проверка наличия дублей карточки
- Автоматическое выделение штрих-кода с выводом на печать наклейки
- Процессы регистрации, рассмотрения, исполнения и ознакомления
- Автоматическая постановка настраиваемого регистрационного штампа на документ
- Создание карточки исходящего документа на основании входящего
- Создание карточек поручений на основании входящего документа
Исходящие документы
- Создание карточки исходящего документа на основании входящего
- Добавление адресатов по настраиваемым спискам рассылки
- Процессы согласования, подписания, регистрации, отправки и ознакомления
- Автоматическая постановка настраиваемого регистрационного штампа на документ
- Возможность настройки автоматической регистрации документа
- Автоматическая отправка исходящего документа по e-mail
Организационно-распорядительные документы (приказ, распоряжение)
- Процессы согласования, подписания, регистрации, рассмотрения и ознакомления
- Автоматическая постановка настраиваемого регистрационного штампа на документ
- Возможность настройки автоматической регистрации документа
- Создание карточек поручений на основании ОРД
- Возможность автоматической отмены связанных ОРД
Внутренние и универсальные документы
Служебная записка:
- Процессы согласования, подписания, регистрации и ознакомления
- Автоматическая постановка настраиваемого регистрационного штампа на документ
- Возможность настройки автоматической регистрации документа
Документ для согласования:
- Универсальная карточка, на основании которой можно оперативно настроить необходимые типы и категории документов, при необходимости изменив реквизитный состав и маршрут.
Протокол:
- Процессы согласования, подписания, регистрации, исполнения и ознакомления
- Возможность настройки автоматической регистрации документа
- Создание карточек поручений на основании протокола
- Создание файла протокола по шаблону
Доверенность
- Возможность настройки автоматической регистрации документа
- Возможность отмены и фиксации истечения срока действия доверенности
- Процессы согласования, подписания, регистрации и ознакомления
Поручение
- Создание карточек поручений как на основании документов, так и обособленных
- Возможность создания дочерних поручений
- Выбор текста поручения из настраиваемого справочника
- Возможность указания автором поручения другого сотрудника, с последующим заданием утверждения автором
- Запросы переноса срока исполнения и смены исполнителя
- Возможность использования при исполнении отчетов соисполнителей или подчиненного
- Просмотр хода исполнения по каждому исполнителю
- Контроль исполнения поручения
Общая функциональность для всех блоков:
- Автоматическая смена состояний карточки при выполнении заданий по документу
- Настройка категории файлов для автоматического открытия файла из нее в области предпросмотра
- Возможность деления типов документов на дополнительные категории
- Массовые операции с файлами: сохранение приложенных к карточкам файлов (из настраиваемых категорий) без их открытия
- Массовые операции с заданиями: постановка задач без открытия карточек
- Настройки формата и расположения на странице штампа регистрации в зависимости от типа документа
- Настройка автоматической регистрации в зависимости от типа документа
- Возможность настройки сроков исполнения в зависимости от вида задания и типа документа
- Создание списков рассылки исходящего документа с возможностью ограничения их доступности
- Установка настраиваемых связей между документами
- Разграничение доступа к добавлению файлов в карточку в зависимости от типа, состояния документа, роли сотрудника
Дополнительные возможности
- Расширенный механизм замещений: временное или постоянное, замещение по типам документов, наследование замещений
- Возможность создания своих шаблонов карточек и файлов
- Обсуждение документов с коллегами, при наличии лицензии на модуль «Форумы и обсуждения»
- Множественные календари: возможность настройки индивидуального графика работы как для подразделения/департамента/филиала, так и для конкретного сотрудника, в том числе с поддержкой временных зон
- Конструктор уведомлений
- Конструктор маршрутов без программирования по концепции low-code
- Параллельное и последовательное согласование
- Самостоятельное добавление согласующих в маршрут
- Быстрый поиск необходимого документа с помощью атрибутивного и полнотекстового поиска
- Создание категорий файлов, приложенных к карточкам
- Автоматическая конвертация файла документа в PDF для постановки штампа
- Автоматическая нумерация документов по формату
- Просмотр файлов документа в системе с помощью функции предварительного просмотра
- Настраиваемые справочники
Интерфейс
Интерфейс системы интуитивно понятен, что позволяет подключать новых сотрудников без длительного обучения. Вы можете персонализировать рабочий стол системы, изменяя цветовую тему и фон.
