Модуль TESSA ЕХД (Единое хранилище документов) — это готовое решение, которое обеспечивает централизованное хранение, быстрый поиск и контроль доступа к электронным версиям документов.
Для крупных компаний, использующих множество информационных систем, задача хранения документов стоит особенно остро. Первичные документы, договоры, кадровые документы и проектные документы хранятся в разных местах. Это затрудняет поиск документов, повышает риск дублирования информации и приводит к нерациональному использованию дискового пространства.
TESSA ЕХД объединяет документы из разных источников в единое, безопасное корпоративное хранилище.
Модуль позволяет внешним системам управлять хранением файлов и документов (метаданные и ссылки на файлы), а также предоставлять доступ другим информационным системам к данным в ЕХД. Через набор REST-сервисов решение легко интегрируется с информационными системами организации — СЭД, ERP, MDM, CRM, КЭДО — с возможностью гибкого разграничения прав доступа
 |
Единый источник документов: электронные версии документов хранятся централизованно и структурировано в одном месте |
 |
Быстрый доступ к актуальным версиям файлов: сотрудники получают доступ к нужным электронным версиям документов из внутренних систем |
 |
Скорость работы: значительно сокращается время на поиск и подготовку документов для внутреннего использования и по требованию контролирующих органов |
 |
Снижение операционных затрат: оптимизируются инфраструктурные затраты на хранение контента для информационных систем |
Поиск документов и файлов по основным и расширенным реквизитам, полнотекстовый поиск
Создание новых документов и связанных файлов пользователями и внешними системами
Создание новых видов документов, типов файлов и расширенных реквизитов
Создание реестров, выгрузка файлов и документов по запросам
Управление доступом к объектам
Управление файловыми хранилищами, квотами, сроками хранения
Архитектура взаимодействий
Объекты решения — это карточки файлов и документов, которые централизованно хранятся в едином хранилище. Система оперирует несколькими типами объектов, каждый из которых имеет своё назначение и набор реквизитов. К ним относятся:
Договоры: тип документа, который фиксирует отношения с контрагентами. Для каждого договора обязательно указывается код СПВДОК (система показателей видов документов), а сумма является опциональным полем.
ПУД: тип документа для хранения первичных учетных документов. Разновидность документов, используемых для бухгалтерии и налогового учетов. Обязательность ссылок на договор, контрагента и сумму опциональны и определяются настройками вида документа.
Документы: тип документа для хранения произвольных документов. Обязательность ссылок на договор, контрагента и сумму опциональны и определяются настройками вида документа.
Важно, что все три перечисленных объекта – договоры, ПУД и документы используют единый справочник видов документов.
Файл: контент файла (с поддержка версий контента). Каждый файл типизирован через справочник типов файлов.
Все объекты имеют основные и расширенные реквизиты.
Основные реквизиты:
Расширенные реквизиты включают в себя произвольные реквизиты в формате JSON. Система поддерживает поиск по набору расширенных реквизитов (совместно с фильтрами по основным реквизитам) с возможностью задания массива значений для поиска в виде строки с разделителями.
Данные отображаются с использованием справочника расширенных реквизитов, для преобразования имен ключей в бизнес-наименования.
Карточки могут быть созданы вручную пользователями или внешними системами, путем вызова соответствующих веб-сервисов.
Для расширения набора основных реквизитов объектов требуется доработка структуры данных и сервиса.
