TESSA КЭДО — это готовое решение, которое поможет автоматизировать работу HR-отдела и цифровизировать все процессы, связанные с кадровым документооборотом
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволяет совершать любые кадровые действия с удаленными сотрудниками без бумаги. С его помощью можно законно принять на работу, отправить в отпуск, премировать, оформить командировку, а также эффективно планировать отпуска и работать с локальными нормативными актами (ЛНА) — и все это из любой точки мира без единого листа бумаги. Переход на КЭДО значительно экономит ресурсы компании, оптимизирует работу кадрового отдела и на сегодняшний день является самым удобным и современным форматом ведения документации при удаленной работе.
Закон позволяет использовать широкий спектр видов подписей, делая разграничения в отношении подписания разных видов документов, а также ограничения для работодателей.
Простая электронная подпись подтверждает факт подписания документа конкретным человеком с помощью кодов подтверждения, паролей и логинов. В обычной жизни мы применяем ПЭП для авторизации в электронной почте, онлайн-банкинге или на портале «Госуслуг». ПЭП используют для подписания практически всех внутренних и внешних документов компании.
За счет криптографических алгоритмов НЭП не только позволяет определить автора подписанного документа, но и доказать неизменность содержащейся в нем информации. НЭП в рамках решения TESSA выпускается в удостоверяющем центре через подтверждение на Госуслугах или СМС.
Так же, как НЭП, квалифицированная подпись создается с помощью криптографических алгоритмов, но отличается в следующем:
Квалифицированная электронная подпись наделяет документы юридической силой и позволяет проверить, изменяли ли документ после подписания.
Решение TESSA поддерживает все виды электронной подписи в соответствии с 63-ФЗ «Об электронной подписи» и 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ»
| Работодатель | Работник | Документ |
 |
|
|
 |
|
|
 |
|
|
 |
|
|
|
|
|
|
 |
|
|
 |
|
TESSA КЭДО позволяет автоматизировать весь процесс приема на работу: от создания карточки сотрудника в системе до подписания им всех необходимых документов. Система также включает функции сбора и проверки пакета документов нового сотрудника. Любой процесс может быть изменен по желанию заказчика – возможности для кастомизации TESSA под ключевые требования и корпоративные стандарты практически безграничны.
| Прием на работу |
Процесс первичного оформления новых сотрудников. Кадровый специалист инициирует создание полного пакета документов, необходимого для трудоустройства, и организует их подписание. Основные документы: трудовой договор, приложения к нему (соглашения), приказ о приеме |
| Управление отпусками |
Централизованный процесс, который инициирует HR для формирования годового графика отпусков. Включает сбор согласий сотрудников на разделение отпуска. Основные документы: согласие на разделение отпуска, персональный график отпусков. |
| Отпуск по графику и вне графика |
Отправка заявлений на отпуск (плановый или внеплановый), быстрое согласование и оформление приказа. Основные документы: заявление на отпуск, приказ о предоставлении отпуска. Перенос и изменение отпуска: удобный механизм для запроса, согласования и фиксации переносов или изменений в утвержденных датах отпуска. |
| Локальные нормативные акты (ЛНА) |
Ввод нового ЛНА: загрузка новых ЛНА в систему с настройкой рассылки для ознакомления. Ознакомление с группой ЛНА при приеме на работу: автоматизированное ознакомление новых сотрудников с необходимым пакетом локальных актов, подтверждение ознакомления электронной подписью. |
| Справки | Заказ и предоставление справок: сотрудники могут запросить нужную справку (2-НДФЛ, с места работы и др.) прямо из личного кабинета, выбрав удобный формат – электронный (с электронной подписью) или бумажный. |
| Командировки |
Сквозной процесс, который сотрудник инициирует для оформления всей необходимой документации для поездки — от служебной записки до авансового отчета. Основные документы: приказ, служебное задание, авансовый отчет, отчет о выполнении, РДС. |
| Прочие процессы |
Любые заявления сотрудников: создание и отправка любых заявлений сотрудников (на материальную помощь, увольнение, изменение личных данных и т.д.) через единый цифровой канал. Любой кадровый документ: оформление и подписание любых других кадровых документов – от приказов о премировании до дополнительных соглашений к трудовому договору. |
Пример интерфейса
.png)
Сотрудник получает e-mail со ссылкой на карточку, переходит в нее, заполняет данные и прикрепляет сканы. Если открыть систему на мобильном телефоне, то доступна функция фотографирования.
TESSA позволяет сделать любую интеграцию с любыми внешними и внутренними системами заказчика. Документы на подписание передаются автоматически из учетных систем 1С, SAP, БОСС-кадровик и др.
