Центр файлов¶
Начиная с TESSA версии 4.2.1 для централизованного хранения и передачи документов может использоваться центр файлов.
Чтобы открыть центр файлов в первый раз, необходимо нажать + в области вкладок и выбрать в списке пункт Центр файлов. В области вкладок появится новый элемент, на который нужно кликнуть.
Описание рабочей области¶
В левой части рабочей области находится дерево, разделённое на три ключевых узла:
- Мои документы. В данном узле находятся файлы и папки, добавленные пользователем лично и по умолчанию доступные только ему.
- Общая. Данный раздел содержит документы, добавленные другими пользователями, но к которым есть доступ у всех сотрудников.
- Корзина. Данный раздел содержит готовые к удалению файлы. Их можно восстановить, но спустя некоторое время они будут удалены.
При клике на ключевой узел справа появится представление Мои документы и область предпросмотра. Для отображения документа в области предпросмотра нужно кликнуть по файлу в представлении.
Note
Ширину области предпросмотра и списка файлов можно изменить - кликнуть на границу между областями, и, удерживая, перетащить влево/вправо.
Так как содержимое центра файлов может содержать больше количество документов, предусмотрено создание дополнительных папок в узлах Мои документы и Общая.
Работа с папками¶
Помимо стандартной функции удобного распределения документов пользователь может создать папки для предоставления доступа другим сотрудникам к файлам внутри.
Чтобы создать папку внутри узла, необходимо нажать правой кнопкой на нём в дереве и выбрать в контекстном меню Добавить. В данном случае под узлами понимаются любые другие папки, созданные в центре файлов, а также ключевые Мои документы и Общая.
Откроется диалог создания. У новой папки обязательно необходимо указать название. Для её создания этого достаточно.
Чтобы добавить другим пользователям доступ к папке, необходимо воспользоваться таблицей в нижней части диалога. По умолчанию таблица пуста. Это означает, что только владелец папки имеет к ней доступ. Для добавления стороннего пользователя необходимо нажать + Добавить под таблицей.
В таблице появится новая строка. Для редактирования значения в колонке Роль нужно дважды кликнуть на ячейку.
При указании сотрудника в таблице он получает доступ только на просмотр файла. Чтобы дать доступы на редактирование или удаление файла, необходимо отметить флаги в колонках Редактирование и Удаление соответственно.
Также в диалоге создания присутствуют следующие элементы:
- Переключатель Наследовать права доступа. Если он включён, то строки таблицы, добавленные в папку, будут переноситься в её подпапки.
- Кнопка Добавить всех сотрудников. При её нажатии в таблицу будет добавлена строка ‘Все сотрудники’.
Important
Все папки, создаваемые от ключевого узла Общая независимо от уровня вложенности будут иметь строку ‘Все сотрудники’ по умолчанию.
Папки других сотрудников¶
Если пользователь поделился с сотрудником доступом к папке из ключевого узла Мои документы, у сотрудника в корне центра файлов появится новая папка с именем пользователя. Файлы будут отображаться только для тех директорий, к котором выдан доступ, остальные папки, например, родительские, будут выводить предупреждение.
Создавать подпапки можно только там, где на это есть доступ. Так, в домашней папке другого сотрудника создать дочернюю папку нельзя. Также пользователю недоступно создание подпапок от ключевого узла Общие, этомогут делать только администраторы системы. Однако от директорий внутри узла подпапки создавать можно, если на это есть доступ.
Умный поиск¶
Для определённых папок администраторы центра файлов могут включить возможность умного поиска. Умный поиск позволяет искать информацию по файлам, находящимся в папке, с использованием интеллектуальных помощников ИИ.
Так, Обсудить с ИИ позволяет задавать вопросы ИИ-ассистенту, который может не только находить искомые документы, но и отвечать на вопросы по этим документам.
Дополнительно, существует вкладка Умный поиск. В этой вкладке можно с лёгкостью находить требуемые документы по их тексту, как с учётом морфологии, так и с поиском по смыслу слов.